OKR para gestão de metas: como utilizamos este método na Unidade da Justiça

Praticar uma gestão eficiente e executar as estratégias planejadas são grandes desafios para as empresas em geral, especialmente quando essas estratégias não estão claras para toda a organização ou estão na cabeça somente dos gestores ou de pessoas chave. Em se tratando de definir metas, acompanhar e mensurar resultados, a situação pode piorar, já que cada time possui objetivos diferentes. Consequentemente, o resultado esperado também não é o mesmo para todos e as métricas diferem. Parece um caos, não é mesmo? Mas, o método OKR pode ser uma ótima saída.

Independentemente de quais sejam os desafios, o mais importante, e ao mesmo tempo mais difícil, é manter toda a organização seguindo a mesma direção, com prioridades bem definidas e um ritmo de trabalho constante. Sem este caminho bem definido e este alinhamento entre todos, a organização corre o risco até mesmo de falência.

Neste sentido, é muito importante procurar alternativas que ajudem gestores e colaboradores a desenharem e alcançarem seus objetivos, promovendo, de fato, uma gestão estratégica e bem consolidada.

O que é OKR, quais são seus propósitos e benefícios, como implementar e boas práticas de como escrevê-las? Saiba também como está sendo implantar esta metodologia na equipe da Unidade de Justiça e as evoluções percebidas pelo time até o momento.

O que é OKR

Objectives and Key Results, ou somente OKR, é um framework para definição de metas criado pela Intel e adotado por outras empresas do Vale do Silício. Google, Twitter, Dropbox e Airbnb são exemplos de empresas que adotaram essa metodologia, a qual sustenta até hoje o crescimento dessas gigantes do mundo da tecnologia (embora não seja um método exclusivo para esse tipo de empresa).

O Google é um dos casos mais famosos na utilização de OKR, pois adota essa metodologia desde 1999, quando a empresa ainda tinha somente 40 funcionários. De lá pra cá, a empresa cresceu exponencialmente e já conta com mais de 60.000 profissionais espalhados pelo mundo. Este exemplo mostra como a metodologia pode ser aplicada em diferentes cenários e tipos de empresa, desde startups ou pequenas empresas até grandes corporações e multinacionais.

Em resumo, os OKRs são divididos em dois elementos principais:

• Objetivos (O): devem ser curtos e mostrar de forma clara qual direção deve ser seguida por todos. Ao mesmo tempo, devem ser desafiantes e inspiradores, fazendo com que todos se envolvam no processo e estejam motivados a seguir em frente.
• Resultados-chave (KRs): métricas utilizadas para medir o progresso em direção aos objetivos. São metas menores e quantitativas, que ajudam a mensurar de forma mais precisa o quão perto a equipe está de atingir o seu objetivo.

Propósito e benefícios do OKR

Uma das características mais interessantes do uso de OKR é que a metodologia é bastante flexível e comumente adaptada à realidade de diferentes empresas. Ao contrário de métodos mais tradicionais, a gestão por OKRs não é engessada. Pelo contrário, permite adaptar e ajustar os objetivos de tempos em tempos, o que traz ainda mais assertividade e agilidade para as equipes, que revisitam suas OKRs geralmente a cada trimestre.

Agilidade

Como falado acima, o método OKR traz uma abordagem ágil e iterativa, com ciclos curtos e que permitem revisar e ajustar possíveis erros rapidamente.

Transparência

Um dos grandes objetivos das OKRs é fazer com que todos da organização estejam alinhados e andando na mesma direção. Para que isso aconteça, é necessário transparência, ou seja, que todos possam estar cientes de quais são os principais objetivos e resultados traçados. Por isso, uma das premissas é que todos os funcionários, independente do nível hierárquico, possam ver as OKRs. Geralmente, elas ficam visíveis, coladas na parede ou escritas num quadro. O importante é que seja transparente e visível para todos.

Simplicidade e Clareza

A ideia é que as metas sejam claras, objetivas e fáceis de entender. Isso gera maior engajamento da equipe e também contribui para o foco. Ou seja, ao determinar metas de forma mais clara, o colaborador tem uma noção melhor do que precisa alcançar e se perde menos com desvios de atenção.

Cultura voltada para dados

O método OKR reforça uma cultura voltada para dados, pois fazem com que as decisões e os objetivos sejam traçados com base em números. Tanto que todos os resultados-chave precisam ser desenhados contendo algum valor numérico.

Case Softplan – Unidade da Justiça (UNJ)

O movimento para o uso de OKR na Unidade de Justiça iniciou em 2016 com a equipe de Inovação em decorrência da necessidade de se estabelecerem metas de curto prazo e que fossem adaptáveis ao cenário de mudança constante para um time que estava se estruturando. Após a revisão do planejamento estratégico da UNJ em 2017, a Assessoria de Planejamento e Gestão, equipe responsável por este processo, buscava uma maneira de continuar a aplicação dos planos de melhorias advindos do processo para o próximo ano. Viu-se, então, uma oportunidade para adoção do método já utilizado pela Inovação – a qual já havia demonstrado algumas conquistas por meio do seu uso. Aliado a isso, houve a reformulação do sistema de indicadores relacionados à remuneração variável, e para que os indicadores de operação não fossem esquecidos pelos times, tivemos mais uma razão para a adoção das OKRs.

O processo de implementação

O processo de implementação iniciou em janeiro de 2018 com um treinamento sobre a metodologia oferecido aos líderes da unidade. Pela sua característica de ciclo trimestral, a cada fim de trimestre acompanhávamos com os times a evolução das suas OKRs e trabalhávamos em conjunto na proposição das seguintes. Iniciamos o processo de implementação pela base dos times, na operação, e estamos crescendo na quantidade de equipes que estão adotando esta prática de trabalho.

No primeiro trimestre de 2018 tivemos 55% dos times utilizando a metodologia. Já no terceiro trimestre, tivemos 72% dos times (aproximadamente 775 pessoas) com a metodologia aplicada. Poucas pessoas conheciam o conceito de OKRs, por isso, foram feitos alguns treinamentos com os times em conjunto com a Assessoria de Planejamento e Gestão. Agora, estamos atuando mais fortemente nos acompanhamentos para execução das OKRs.

Ainda temos atuado na capacitação das pessoas para o uso do método. Fazemos isso por meio de apresentações e workshops práticos, pois temos percebido que ainda há gaps no conhecimento sobre ele. Por outro lado, temos recebido feedbacks elogiando o método, pois está contribuindo com a visão de futuro para os times, assim como ajuda a promover melhorias que não eram priorizadas por falta de tempo. Enquanto isso, o grande desafio agora é gerar motivação em atingir os resultados.

Para uma empresa de grande porte, como é o caso da Softplan, é necessário esforço da gestão em promover o compartilhamento de conhecimento sobre a metodologia entre as pessoas. Na UNJ, tivemos a atuação da equipe de Planejamento e Gestão, que foi uma grande incentivadora na aplicação da metodologia e teve grande valor na sua execução e permanência das OKRs nos times. Não foi um trabalho simples, mas a recompensa de evolução interna justifica o esforço a cada novo ciclo.